Dienstfahrräder werden bei Arbeitgebenden und Beschäftigten immer beliebter. Laut Bundesverband Zukunft Fahrrad wächst der Markt stetig und allein im letzten Jahr kamen rund eine halbe Million Diensträder auf Deutschlands Straßen hinzu.
Wenn Angestellte mit dem Jobbike zur Arbeit fahren, ist das nicht nur gut für ihre Gesundheit und die Umwelt. Es fördert auch das Image als Arbeitgeber und nachhaltiges Unternehmen. Zusätzlich verbessert sich die CO2-Bilanz des Betriebs. Angesichts vieler Staus auf verstopften Straßen sind Diensträder vor allem in Großstädten für immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine attraktive Alternative zum Firmenwagen.
Individuelle Wunschräder
Der Arbeitgeber kann Diensträder kaufen oder leasen, um sie den Beschäftigten zur Nutzung zu überlassen. Ein häufiges Modell ist das Drei-Parteien-Verhältnis aus Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie Leasinggesellschaft. Das Unternehmen schließt einen Leasingvertrag ab und die Mitarbeiter*innen können sich in einem Fahrradgeschäft ihr Wunschrad innerhalb eines bestimmten Preisrahmens aussuchen – ob Rennrad oder Lastenrad, elektrisches Tourenrad oder Mountainbike. Die Leasinggesellschaft kauft es und überlässt es gegen Zahlung der Leasingrate an den Arbeitgeber, der es wiederum den Beschäftigten überlässt, die es dienstlich und privat nutzen dürfen.
Es gibt zwei Varianten, die steuerlich unterschiedlich einzuordnen sind:
- Gehaltsextra
Der Arbeitgeber finanziert das Jobbike komplett und überlässt es dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin zusätzlich zum Arbeitslohn. Diese bekommen das Dienstrad nicht nur gratis, sondern auch steuerfrei. Sozialversicherungsbeiträge fallen ebenfalls nicht an. - Entgeltumwandlung
Diese Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die Fahrradüberlassung per Gehaltsumwandlung, die in der Praxis verbreitet ist. In dieser Variante bezahlt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Leasingraten selbst, indem der Arbeitgeber diese vom Bruttolohn einbehält. Es handelt sich also um Sachlohn in Gestalt des Fahrrads. Für beide Seiten hat das Vorteile: Der Teil der Bruttoentgeltumwandlung ist bis zum 31.12.2030 steuerfrei und es fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Der daraus resultierende geldwerte Vorteil ist seit 1. Januar 2020 nur noch mit 0,25-Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers zu versteuern.
Nicht zu vergessen ist: In beiden Varianten fällt auch Umsatzsteuer an. Grundsätzlich trägt diese das Unternehmen. Sie lässt sich aber auf den Mitarbeiter abwälzen. Zudem kann der Arbeitgeber Umsatzsteuer aus den Leasingraten als Vorsteuer vom Finanzamt zurück erhalten.
Privileg gegenüber Dienstwagen
Weitere Vorteile gegenüber einem Dienstwagen: Der Weg zur Arbeit ist beim Firmenrad nicht zu versteuern. Und zusätzlich lässt sich noch die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg in Höhe von 0,30 bzw. 0,35 Euro je Kilometer geltend machen.
Die genannten Bestimmungen gelten für alle E-Bikes, die nicht mehr als 25 km/h fahren und somit keine Kraftfahrzeuge sind. Für schnellere Stromräder greifen die Regelungen für Dienstwagen.
Klare Vereinbarungen treffen
Die Nutzungsvereinbarung mit dem Arbeitnehmer können Arbeitgeber im Wege einer Überlassungsvereinbarung oder als Zusatz zum Arbeitsvertrag abschließen. Oft ist es sinnvoll, eine Betriebsvereinbarung zu treffen, die Grundlage für die Verträge mit der Leasinggesellschaft sowie die Überlassungsverträge mit den Beschäftigten ist. Aufgrund des gestiegenen Interesses gibt es auch Rahmentarifverträge, die Regelungen zum Fahrradleasing vorsehen.
Rechte und Pflichten sind klar festzulegen: Ist die Privatnutzung erlaubt? Auch für Familienmitglieder? Wer ist zuständig für Wartung, Reparatur und Versicherung gegen Diebstahl und Sachbeschädigung? Und wer haftet für Unfallschäden?
Am Ende der Laufzeit besteht bei den Leasing-Modellen meist die Option, das Fahrrad zum Restwert zu kaufen. Um den Zugriff des Fiskus zu vermeiden, sollte der Überlassungsvertrag kein verbindliches Kaufrecht vorsehen. Besser ist stattdessen, ein Kaufangebot zum Leasingende vorzusehen. Ein etwaiger Preisvorteil ist unter Umständen als Arbeitslohn anzusetzen. Last but not least ist der „Arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz“ nicht zu vergessen: Wer ein Jobbike bekommt, und wer nicht, muss sachlich begründet werden.
Vorzeitiges Ende regeln
Aber was passiert mit dem Rad, wenn Beschäftigte vor Ende der Laufzeit kündigen? Der Leasingvertrag besteht dann weiter und Arbeitgebende laufen Gefahr, dass sie auf den Rädern sitzenbleiben. Es besteht nur die Möglichkeit, dass ein anderer Arbeitnehmer das Dienstrad des Kollegen übernimmt, was oft nicht nur an den vielfältigen Konfigurationsoptionen, sondern auch der Größe des Dienstrads scheitert. Unternehmen sollten sich deshalb vorbehalten, den Leasingvertrag gegen eine gewisse Entschädigug vorzeitig zu beenden. Sinnvoll ist auch, die Portabilität zu einem neuen Arbeitgeber zu ermöglichen, indem die Leasinggesellschaft einen Parteienwechsel zulässt. Hat der Arbeitgeber das Rad gekauft, handelt es sich um Betriebsvermögen, das Mitarbeiter*innen wie Diensthandy oder -Laptop zurückgeben müssen.
Poollösung bietet Vorteile
Unter Umständen kann auch eine Poollösung sinnvoll sein, indem Arbeitgeber gleich eine ganze Flotte an Rädern mieten, die das Unternehmen dann einzeln an seine Beschäftigten vermietet, die sie dienstlich und privat nutzen können. Vorteil dabei: Die Miete lässt sich komplett steuerlich absetzen. Hinzu kommt die einfachere Handhabung, wenn Mitarbeiter kündigen, in Elternzeit oder ein Sabbatical gehen.
Aufladen auf dem Betriebsgelände
Immer mehr Unternehmen stellen ihren Mitarbeiter*innen kostenlose Ladestationen auf dem Firmengelände bereit. Für den geldwerten Vorteil dadurch fällt keine Lohnsteuer an: Das Aufladen von E-Bikes, die als Kraftfahrzeug gelten, ist bis Ende 2030 gesetzlich geregelt steuerfrei. Und aus Billigkeitsgründen hat das Bundesfinanzministerium klargestellt, dass dies auch für Elektrofahrräder gilt, die höchstens 25 km/h fahren. Bezuschussen Arbeitgeber stattdessen das Aufladen des E-Bikes zuhause, ist dies regelmäßig steuerpflichtig.
Bestimmt der Betriebsrat mit?
Handelt es sich bei der Überlassung des Dienstrads um einen geldwerten Vorteil, bestimmt der Betriebsrat unter Umständen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mit.
Wie bereits berichtet, winken für E- Mobilität im Firmenfuhrpark zahlreiche Steuervorteile. Für HR Managerinnen und -Manager gibt es bei Jobbikes allerdings einige Unterschiede zu Firmenwagen zu beachten, um rechtliche und steuerliche Stolperfallen zu umgehen. Wichtig ist auch: Die Regelungen im Dreierverhältnis mit Leasinggesellschaft und Beschäftigten sind gut aufeinander abzustimmen.
