Am 07.10.2019 wurde die Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (im Folgenden: WBRL), von der EU verabschiedet.
Die Richtlinie bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Umsetzung durch den deutschen Gesetzgeber. Dieser hat bis zum 17.12.2021 Zeit, entsprechende gesetzliche Grundlagen zu schaffen.
Welche konkreten Auswirkungen sind zu erwarten? Wie können sich in Deutschland ansässige Unternehmen vorbereiten?
Gemäß Art. 4 Abs. 1 WBRL müssen juristische Personen zukünftig „interne Kanäle und Verfahren für die Übermittlung und Weiterverfolgung von Meldungen einrichten“. Diese Kanäle sind u.a. so zu konzipieren, dass die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewahrt wird. Außerdem werden Unternehmen verpflichtet, eine Person zu benennen, die für den Umgang mit der Meldung verantwortlich ist.
Unternehmen, die diesen Verpflichtungen nicht nachkommen, sollen wirksam, angemessen und abschreckend sanktioniert werden. Der deutsche Gesetzgeber ist also angehalten, entsprechende Bußgelder festzulegen.
Die Richtlinie räumt den Whistleblowern auch die Möglichkeit ein, sich direkt an eine externe Behörde zu wenden. Der Gang an die Öffentlichkeit soll aber nur in bestimmten Fällen zulässig sein: bei einer unmittelbaren oder offenkundigen Gefährdung des öffentlichen Interesses, der Befürchtung von Repressalien bei externer Meldung oder einer geringen Erfolgsaussicht.
Die WBRL sieht einen expliziten Schutz des Whistleblowings bei Verstößen gegen folgende Bereiche des Unionsrechts vor:
- öffentliche Auftragsvergabe,
- Finanzdienstleistungen,
- Verhütung von Geldwäsche,
- Gesundheitswesen,
- Produkt- und Verkehrssicherheit,
- nukleare Sicherheit sowie
- Verbraucher- und Datenschutz.
Der deutsche Gesetzgeber ist aber ermächtigt, weitere Themenfelder zu definieren und den Anwendungsbereich damit auszuweiten.
Zum Schutz des Arbeitnehmers vor Repressalien sieht die Richtlinie eine prozessuale Beweislastumkehr vor. Das heißt, in einem möglicherweise durchgeführten Kündigungsschutzprozess müsste der Arbeitgeber beweisen, dass die Kündigung nicht auf dem Hinweis beruht.
Praxisempfehlung:
Nutzen Sie den verbleibenden zeitlichen Korridor, um sich umfassend vorzubereiten:
- Installieren Sie interne Meldekanäle. Idealerweise wird ein digitales Hinweisgebersystem entwickelt. Möglich ist aber auch, ein spezielles E-Mail-Postfach oder eine entsprechende Telefon-Nummer einzurichten.
- Bestimmen Sie (mindestens) einen Verantwortlichen für den Whistleblowing-Schutz. Diese Person benötigt entsprechende Befugnisse und eine umfassende Schulung.
- Legen Sie einen verbindlichen Umgang mit erfolgten Meldungen fest. Es ist sicherzustellen, dass die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt wird. Außerdem sollte er binnen drei Monaten eine Rückmeldung erhalten.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umfassend und transparent über die Möglichkeit, die eingerichteten Meldekanäle zu nutzen.
- Idealerweise schulen Sie Ihre Mitarbeiter über den Umgang und die Rechtsfolgen im Zusammenhang mit den Meldekanälen.
- Stellen Sie sicher, dass zukünftig jeder neue Mitarbeiter routinemäßig über die Maßnahmen zum Whistleblower-Schutz aufgeklärt wird. Hier bieten sich schriftliche Hinweise (analog zu Datenschutzerklärungen) an.